หน้าที่และความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)
• การประสานงานและการจัดทำเอกสารทางธุรการ:
- จัดทำและติดตาม Memo ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเบิกงบประมาณ เช่น ค่าเดินทาง, ค่าซ่อมบำรุง, ค่าอบรม และค่าใช้จ่ายอื่นๆของผู้บริหาร
- รวบรวมและยื่นเอกสารเบิกเงินทดรองจ่าย พร้อมประกบ Expense Report และอัตราแลกเปลี่ยน BOT (กรณีผู้บริหารเบิกเงินทดรองจ่าย)
- ดูแลการรับรองเอกสารทางกฎหมาย (Notarize Documents) และเอกสารทางการเดินทาง (วีซ่า, ตั๋วเดินทาง, ที่พัก)
• การบริหารจัดการรถยนต์บริษัท:
- ติดตามค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับรถยนต์ของผู้บริหาร เช่น การต่อประกัน, พรบ., ภาษี, การซ่อมบำรุง และเติมเงิน Easy Pass
- สรุปค่าใช้จ่าย Fleet Card ของรถยนต์ทั้งหมดของบริษัทฯ ในแต่ละเดือน
- ประสานงานกับคนขับรถและบริษัทประกันหรือศูนย์บริการต่าง ๆ
• ยื่นเสนออนุมัติเอกสารให้ผู้บริหาร:
- มีความเข้าใจในลักษณะและรายละเอียดของเอกสารที่จัดเตรียมเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
• ดูแลการประชุมและตารางนัดหมายของผู้บริหาร:
- จัดการตารางนัดหมาย ตรวจสอบและอัปเดตปฏิทินผู้บริหาร
- จองห้องประชุม รับรองแขกผู้บริหาร และกลั่นกรองอีเมลแทนผู้บริหารในบางโอกาส
• ประสานงานส่วนตัวในระดับผู้บริหาร:
- ประสานงานเรื่องส่วนตัว เช่น จองร้านอาหาร, ส่งของขวัญ, พวงหรีด, การโอนหุ้น ฯลฯ
- ติดต่อหน่วยงานภายนอก เช่น Overseas bank, BVI, ตัวแทนทำวีซ่า, APEC Card
- งานอื่น ๆ ที่เป็นส่วนตัวของผู้บริหาร
• งานจัดทำข้อมูลและการเงิน:
- สรุปยอดค่าใช้จ่ายและบริหารจัดการเงินสดย่อย Cashbox รายเดือน
- ตรวจสอบและรวบรวมเอกสารจากทุกแผนกเพื่อเสนอให้ผู้บริหารลงนาม
- จัดทำงบประมาณผู้บริหารและแผนกต่าง ๆ (เช่น SEC)
- รวบรวมและสรุปเอกสารค่ารับรองของผู้บริหารทั้งหมด เพื่อประกอบทำจ่าย
• ดูแลพนักงานขับรถของผู้บริหาร:
- ติดตามเรื่อง OT และค่าเบี้ยเลี้ยงประจำเดือนของพนักงานขับรถ
- ตรวจสอบตารางเดินทางในกรณีที่ต้องเบิกค่าใช้จ่าย